Årsmötet

Under årsmötet bestämmer ni hur verksamheten i er förening ska bedrivas under det kommande året. Ni väljer årets styrelse, bestämmer vad ni ska göra under det kommande året och hur föreningens pengar ska användas. Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ.

Styrelsen förbereder och bjuder in

När det är dags för årsmöte är det viktigt att alla medlemmar blir inbjudna. Medlemmarna behöver också få information om vad som kommer att hända på mötet och de behöver få underlag för alla beslut som ska fattas. Styrelsen ansvarar för att skicka ut all information som medlemmarna behöver i god tid innan mötet.

I din förenings stadgar står det hur det ska gå till att kalla, alltså bjuda in medlemmarna, till mötet.

Årsmötets tre delar

Mötet är indelat i tre delar. Varje del har ett tydligt tema och ska genomföras i den ordning som beskrivs här

Formalia

Det här är inledningen på mötet där deltagarna bestämmer om mötet är giltigt, vilka som har rösträtt, vilka som ska leda mötet, skriva protokoll och så vidare. Punkter som hör hit är

mötets öppnande
beslut om mötets giltighet
val av mötets ordförande
val av mötets sekreterare
val av minst en person att granska protokollet efter mötet, samt vid behov vara rösträknare
fastställande av röstlängd
fastställande av dagordning.

Avsluta året som gått

Här berättar styrelsen för medlemmarna hur de har arbetat under året. Styrelsen går även igenom vad som har hänt i föreningen under året och hur föreningens pengar har använts. Efter det är det revisorns tur att berätta hur den tycker att styrelsen har skött sig. Det sista i den här delen av mötet är att bestämma om styrelsen ska få ansvarsfrihet för året som gått. Ansvarsfrihet betyder att medlemmarna godkänner att styrelsen har agerat på ett ansvarsfullt sätt och att de därför inte kan hållas personligt ansvariga för eventuella ekonomiska eller juridiska problem som föreningen kan ha haft under året som gått. Punkter som hör hit är

styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året
beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse

Planera för året som kommer

Den tredje delen av mötet handlar om att bestämma vad ni ska göra i föreningen under det kommande året. Att blicka framåt brukar vara det roligaste! Här bestämmer ni vad ni ska göra i föreningen och vad ni ska använda era pengar till. Här finns också möjlighet att diskutera och fatta beslut om förslag som medlemmar har lämnat in. I den här delen av mötet väljer ni dessutom vilka som ska vara föreningens styrelse och revisor under året. Om föreningen ska ha en valberedning väljer ni även den. Punkter som hör hit är

behandling av förslag från styrelse och medlemmar
beslut om årets verksamhetsplan
beslut om årets budget och eventuell medlemsavgift
val av årets styrelse
val av årets revisor(er)
eventuellt val av årets valberedare
mötets avslutande.

Protokoll

Protokollet är det dokument där ni skriver ner allt som ni bestämmer på årsmötet. Ni gör det för er egen skull, för att komma ihåg vad ni har sagt och bestämt. Men ni kan också behöva visa upp protokollet för andra, till exempel Sverok, Skatteverket eller er bank. Det är därför viktigt att skriva ett tydligt protokoll, så att vem som helst kan förstå era beslut.

Använd årsmötesguiden!

I eBas finns Årsmötesguiden. Det är ett verktyg som hjälper er i styrelsen att förbereda, kalla till och genomföra årsmötet. Där kan ni skriva både dagordningen och protokollet, skriva och skicka kallelsen samt få mer information om alla punkter på mötet. Du hittar Årsmötesguiden i din förenings eBaskonto