Arrangera

Att arrangera evenemang och aktiviteter är en viktig del av att vara en Sverokförening, men det kan kännas utmanande och kräva mycket tid och resurser.

Som hjälp på vägen har vi satt ihop en lista över våra bästa tips för hur du och din förening kan bli bättre arrangörer genom att organisera er smart, lyckas med finansieringen och engagera fler att delta i arbetet. Vi har delat in guiden i de tre kategorierna organisera, finansiera och engagera. Det tror vi är de viktigaste framgångsfaktorerna för ett riktigt lyckat event!

Organisera

Att arrangera är roligt! Men för att det ska bli det är det viktigt att det finns en tydlig plan så att alla vet vad de ska göra och jobbar mot ett gemensamt mål. Här är några tips för att göra planeringsarbetet tydligt och effektivt.

Skapa en tydlig struktur och bestäm vem som gör och ansvarar för vad

Se till att alla är uppdaterade med ny information så att de känner sig involverade

Var redo att anpassa er efter oväntade förändringar och nya förutsättningar

Läs mer om att organisera

Skapa en tidsplan för arrangemanget där all planering och förberedelser finns med. Skriv in vad som ska göras när och följ upp med jämna mellanrum för att kolla att det som ska göras blir gjort.
Fördela arbetsuppgifterna i gruppen och ge alla som deltar möjlighet att ta ansvar och bidra med sin kompetens.
Stäm av regelbundet genom möten, e-post, sociala media eller andra plattformar som ni använder i föreningen.
Samarbeta med andra föreningar, organisationer och partners för att dra nytta av deras kunskap och resurser.
Planera medvetet för att skapa en trygg miljö där alla deltagare och funktionärer känner sig välkomna och trygga. Inget arrangemang blir bra utan en inkluderande och respektfull atmosfär, och den börjar ni bygga redan på planeringsstadiet.
Fundera på hur ni kan göra arrangemanget så tillgängligt som möjligt och vilka alternativ ni kan erbjuda som underlättar deltagande för så många som möjligt. Här finns en Checklista för tillgänglighet att ta hjälp av.
Var noga med att ta tid efteråt för att utvärdera hur det gick. Fira det som gick bra men fundera även på vad som kan förbättras till nästa gång. Använd utvärderingen för att lära och växa som arrangör.

Finansiera

Ibland behövs det pengar för att genomföra ett arrangemang. Ni kan såklart använda föreningsbidraget från Sverok, men om det behövs mer pengar för att förverkliga era idéer så har vi några tips på hur ni kan gå tillväga

Skapa en tydlig budget med förväntade kostnader och intäkter
Kontakta ert Sverokdistrikt och fråga om de har några bidrag ni kan söka
Sälj biljetter eller ha en rimlig deltagaravgifter till eventet

Läs mer om att finansiera

Kontakta företag, organisationer eller privatpersoner som kan vara intresserade av att sponsra arrangemanget. Erbjud fördelar som exponering eller marknadsföring för att öka deras intresse.
Organisera olika typer av insamlingar, till exempel crowdfunding-kampanjer, välgörenhets-streams eller liknande för att samla in pengar
Samarbeta med andra organisationer eller föreningar för att dela på kostnader och resurser.
Jobba på att bygga långsiktiga partnerskap med företag eller organisationer som delar era värderingar och kan erbjuda ekonomiskt stöd eller andra resurser.
Designa och sälj föreningsrelaterade merch-produkter som exempelvis t-shirts, muggar eller pins för att generera extra intäkter. Som Sverokmedlem har din förening möjlighet att få hjälp med tryck och rabatt på inköp av föreningsmerch.

“Det bästa med att arrangera event är att se hur investerade all i föreningen blir och hur kul det är att göra något tillsammans”

Engagera

Att arrangerandet blir både roligare och bättre om fler vill delta och bidra till arbetet. Här kommer några tips om hur ni i din förening kan engagera medlemmarna att vara med i planeringen och genomförandet av föreningens arrangemang.

Arbeta aktivt för att skapa en inkluderande och välkomnande atmosfär. Det är viktigt att alla medlemmar känner sig värdefulla och delaktiga i föreningens arrangörsarbete
Informera om vilka roller och uppgifter som finns tillgängliga och hur medlemmar kan engagera sig
Försök att se till att det finns en variation av uppgifter och ansvarsområden inom arrangörsarbetet som passar för olika intressen och kompetenser som era medlemmar kan ha

Läs mer om att engagera

Var tydliga med att ingen behöver vara en expert från början och erbjud gärna utbildning och stöd till medlemmarna för att bygga upp både deras kompetens och självförtroende som arrangörer.
Uppmuntra medlemmarna att pröva på. Ett bra sätt att få människor att vilja prova är att se till att det finns små och enkla uppgifter att göra som är lätta att tacka ja till.
Fördela ansvar och uppdrag för att främja delaktighet och engagemang. Ge medlemmarna möjlighet att ta egna initiativ och bidra med sin expertis.
Skapa möjligheter för erfarenhetsutbyte genom att exempelvis ordna regelbundna möten, workshops eller evenemang där medlemmarna kan utbyta erfarenheter och idéer kring arrangörsarbete.
Visa upp och fira framgångarna inom arrangörsarbetet för att uppmuntra och inspirera fler medlemmar att engagera sig. Ni kan till exempel dela nyheter och bilder på sociala medier eller berätta om medlemmarnas betydande insatser i föreningens verksamhetsberättelse.
Skapa en rolig och social miljö genom att till exempel ordna sociala aktiviteter, som fester, spelkvällar eller utflykter, där medlemmarna kan lära känna varandra och bygga starka relationer. En positiv och rolig atmosfär bidrar till ökat engagemang.
Visa uppskattning och ge erkännande för medlemmarnas insatser. Det kan vara genom att ge utmärkelser, skicka tackbrev eller ordna en avslutningsceremoni där alla fina prestationer lyfts fram.